Czym jest samochód służbowy?

O samochodzie służbowym powiemy wtedy, gdy pojazd ma bezpośredni związek z prowadzeniem działalności gospodarczej – naszej własnej w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej (lub innej formie przedsiębiorstwa) albo naszego pracodawcy. Zgodnie z ustawą o podatku od towarów i usług (VAT) za środek transportu, przeznaczony do działalności gospodarczej uważa się każdy mechaniczny pojazd drogowy, wykorzystywany w działalności gospodarczej, który bez względu na rodzaj, budowę lub wyposażenie jest przeznaczony do przewozu towarów lub więcej niż dziewięciu osób razem z kierowcą, a także specjalistyczny mechaniczny pojazd drogowy.

Z samochodu służbowego mogą korzystać zarówno osoby w ramach jednoosobowej działalności gospodarczej jak i będące zatrudnione na umowę o pracę. Jak obecnie wyglądają przepisy dotyczące użytkownika auta służbowego?

Samochód służbowy w JDG

Jeżeli jesteśmy szefami sami sobie, czyli prowadzimy jednoosobową działalność gospodarczą, możemy mieć samochód, który w stu procentach stanowi samochód służbowy albo też częściowo jest wykorzystywany do celów prywatnych. W pierwszym przypadku możemy liczyć na więcej profitów. W szczególności odliczymy 100 procent podatku VAT od zakupu pojazdu. Ta opcja wiąże się jednak z większą ilością formalności, ponieważ wybierając tę opcję, musimy prowadzić ewidencję przebiegu pojazdów (tzw. kilometrówka). To dość uciążliwe, bo w praktyce trzeba się tłumaczyć fiskusowi z każdego, drobnego wyjazdu. Błąd w tym zakresie może natomiast spowodować utratę prawa do pełnego odliczenia VAT. W tym drugim przypadku istnieje natomiast możliwość odliczenia jedynie 50 procent podatku. Pozostałe 50 procent VAT uwzględnia się jedynie jako koszty uzyskania przychodu.

Dodatkowo od 1 lipca 2015 r. przedsiębiorca może również odliczyć 50 procent podatku VAT od kupowanego paliwa napędowego. Co istotne, w przypadku wykorzystywania samochodu również do celów prywatnych, można także zaliczyć inne odpisy amortyzacyjne do kosztów uzyskania przychodu – wszelkiego rodzaju naprawy, zakup części zamiennych, opon i tak dalej. Pojazd należy jednak uwzględnić w ewidencji środków trwałych.

Zmiany od 2019 r. (JDG)

Do wyżej wskazanych zasad nie można się jednak szczególnie przywiązywać. Ministerstwo Finansów nieustannie zarzuca nas bowiem nowymi zmianami. Najnowsze regulacje wejdą w życie 1 stycznia 2019 r. Zmodyfikowane zostaną przepisy, dotyczące rozliczeń podatkowych w zakresie leasingu, amortyzacji i kosztów samochodów osobowych. Między innymi kosztem dla osób, używający auto zarówno prywatnie, jak i służbowo, będzie tylko 75 procent wydatków eksploatacyjnych (serwis, naprawy, paliwo, części zamienne, opony, opłaty parkingowe, opłaty autostradowe i tak dalej). Tym ograniczeniem nie zostanie jedynie objęty koszt ubezpieczenia OC, AC i GAP.

Dużo zmieni się też w leasingu aut. Środowisko przedsiębiorców krytykuje nowe pomysły resortu finansów. W ich ocenie przez nowe przepisy stracą wszyscy, jednak szczególnie ci, wykorzystujący samochody służbowe do celów prywatnych. Przykładowo, jeżeli wydatki eksploatacyjne wyniosą 5000 zł (paliwo, serwis i tak dalej), to przedsiębiorca straci w 2019 r. mniej więcej 238 zł w porównaniu z rokiem 2018.

Praca na etacie

Z kolei w przypadku pracy na etacie, pracodawca oczywiście może udostępnić pracownikowi samochód firmowy do celów prywatnych. W tym przypadku jednak, o ile pracownik nie płaci za korzystanie z auta, po jego stronie powstaje przychód ze stosunku pracy, który należy opodatkować i oskładkować. Jak ustalić wartość takiego świadczenia niepieniężnego?

Zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych wartość pieniężna tego świadczenia uzależniona jest od pojemności silnika pojazdu. W przypadku większych samochodów o pojemności silnika powyżej 1600 cm3 przyjmuje się kwotę 400 zł, natomiast w odniesieniu do mniejszych 250 zł. Przy czym nie ma znaczenia ile kilometrów przejedzie pracownik. Może mieć na liczniku 100.000, a może i w ogóle nie korzystać z pojazdu.

Ustaloną kwotę należy zatem doliczyć do przychodu pracownika. Oczywiście, jeżeli pracownik korzysta z samochodu tylko przez część miesiąca, to należy policzyć proporcjonalnie tylko te dni, kiedy jest w posiadaniu auta. Podobnie, jeżeli ponosi, w związku z użytkowaniem samochodu, jakieś koszty, to jego przychód należy obliczyć poprzez odjęcie od wartości świadczenia, poniesionych wydatków.

Czy przepisy zmienią się w 2019? 

Na razie resort finansów nie przewidział zmian w odniesieniu do pracowników, wykorzystujących samochód służbowy do celów prywatnych. Nie ma również informacji o tym, aby ministerstwo planowało jakiekolwiek prace nad tymi regulacjami. Etatowcy mogą zatem póki co spać spokojnie. Niewątpliwie jednak trzeba trzymać rękę na pulsie i raz na jakiś czas weryfikować, czy dotychczas znane nam przepisy, nie zmieniły w międzyczasie treści. Wielu przedsiębiorców, jak i ich pracowników, popełnia bowiem wiele błędów, które wynikają tylko i wyłącznie z nieznajomości aktualnie obowiązujących procedur. 

Warto zaznaczyć, że przepisy w zakresie rozliczania kwestii podatkowych, związanych z korzystaniem z samochodu zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, w ciągu ostatnich czterech lat zmieniały się już kilkukrotnie. Każdego roku mamy zatem do czynienia z mniejszą lub większą, ale jednak modyfikacją istniejących zapisów prawa podatkowego. Ostatnia większa „rewolucja” miała miejsce w 2014 r.

Autorem artykułu gościnnego jest Jarosław Paduszyński, Product Development Specialist platformy Aleo.com.